Politique de confidentialité

Personnes et activités visées

La politique s’applique aux renseignements reçus par le site, le courriel, les appels découverte, la prise de rendez-vous, la facturation, l’intégration, le soutien et les flux de réceptionniste IA configurés.

Pour les renseignements des prospects et des comptes clients, Recevo détermine généralement les fins d’utilisation. Pour les renseignements d’appelants traités dans le cadre du service d’un client, Recevo agit généralement comme fournisseur selon les instructions approuvées du client. Le client demeure responsable de sa relation avec ses appelants et de l’approbation d’un flux, d’un avis et d’une fin appropriés.

Renseignements que nous pouvons recevoir

Les renseignements dépendent de l’interaction avec Recevo et du flux approuvé par le client.

• Coordonnées des prospects et clients, renseignements d’entreprise, détails de rencontres, demandes de soutien, propositions, contrats et dossiers de facturation.
• Noms, numéros de téléphone, courriels, demandes de service, rendez-vous, adresses de service, messages et autres renseignements nécessaires au flux approuvé.
• Audio, transcriptions, résumés, classifications, données extraites et renseignements techniques lorsque l’enregistrement ou le traitement est activé.
• Renseignements Web et opérationnels comme les journaux de requêtes, données de navigateur, événements de sécurité et diagnostics.

Appels avec une IA, enregistrement et transcription

Les appelants peuvent interagir avec une réceptionniste IA plutôt qu’avec une personne. Recevo configure l’accueil pour identifier la réceptionniste virtuelle et fournir l’avis de confidentialité ou d’enregistrement approuvé par le client.

L’enregistrement, la transcription, les résumés et l’extraction automatisée sont utilisés seulement lorsqu’ils sont activés pour le flux approuvé. L’avis devrait expliquer la raison du traitement. Une personne qui ne souhaite pas continuer devrait pouvoir utiliser une option appropriée, par exemple laisser un minimum de renseignements pour un rappel ou communiquer autrement avec le client. L’option exacte dépend des activités du client.

Fins d’utilisation

Recevo utilise les renseignements seulement à des fins raisonnablement liées aux services demandés.

• Répondre aux demandes, évaluer la pertinence, planifier des rencontres, préparer des propositions et gérer les relations clients.
• Répondre aux appels, qualifier les demandes, prendre des rendez-vous, transférer des appels, envoyer des avis et créer les dossiers approuvés.
• Configurer, tester, soutenir, sécuriser, dépanner et améliorer le flux approuvé.
• Traiter les paiements, tenir les dossiers d’affaires et comptables, prévenir les abus, régler les différends et respecter les obligations applicables.

Fournisseurs de services

Recevo utilise des fournisseurs spécialisés seulement lorsque cela est raisonnablement nécessaire. Selon la configuration, il peut s’agir de Retell AI pour le traitement vocal; Twilio pour les numéros, appels, transferts et messages; n8n pour l’automatisation; Cal.com pour la planification; Stripe pour les abonnements, factures et paiements; Vercel pour l’hébergement; et GitHub pour le code source et les opérations de déploiement.

Recevo ne reçoit ni ne conserve directement les données complètes des cartes de paiement. GitHub n’est pas destiné à conserver le contenu de production des appelants. Tout autre fournisseur propre au client devrait être identifié pendant l’intégration.

Traitement à l’extérieur du Québec ou du Canada

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements dans d’autres provinces, aux États-Unis ou ailleurs, selon leur infrastructure et la configuration choisie. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de cet endroit.

Recevo tient compte des fins, de la sensibilité, du volume, des mesures de protection, des conditions du fournisseur et des réglages disponibles. Cette déclaration ne garantit pas que toutes les données demeurent au Québec ou au Canada.

Conservation et suppression

Recevo configure une conservation limitée et le masquage de renseignements sensibles lorsque les outils le permettent. Les périodes exactes dépendent du flux du client, des besoins opérationnels, des capacités des fournisseurs, des instructions contractuelles, des différends et des lois applicables; elles devraient être documentées pendant l’intégration.

Les renseignements sont supprimés ou dépersonnalisés lorsqu’ils ne sont plus raisonnablement nécessaires, sous réserve des sauvegardes limitées, journaux de sécurité, dossiers de facturation, obligations légales et suspensions de destruction. Un client peut demander les réglages applicables à son flux.

Sécurité et accès

Recevo utilise des mesures administratives et techniques raisonnables visant à limiter les accès, réduire la collecte, masquer certains renseignements sensibles, protéger les identifiants et séparer les responsabilités. L’accès est limité aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin pour une fin approuvée.

Aucun système Internet, téléphonique ou d’IA n’est entièrement sécuritaire ni exempt d’erreurs. Recevo ne garantit pas l’absence d’interruption, d’accès inapproprié ou de résultat inexact.

Accès, rectification, suppression et choix

Une personne peut demander quels renseignements Recevo détient directement à son sujet et demander l’accès, la rectification, la suppression ou le retrait d’un consentement, sous réserve de la vérification de l’identité et des limites légales ou contractuelles. Lorsque Recevo traite les renseignements pour un client, la demande peut devoir être adressée à ce client.

Une personne peut demander l’arrêt des messages promotionnels facultatifs. Les réponses transactionnelles, communications de rendez-vous demandées, avis de sécurité et messages de service peuvent continuer lorsqu’ils sont appropriés.

Questions et plaintes

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Recevo reçoit les questions, demandes et plaintes. Écrivez à hello@getrecevo.com avec l’objet « Confidentialité ». Recevo peut demander les renseignements nécessaires pour vérifier l’identité et trouver le dossier.

Modification de la politique

Recevo peut mettre à jour la politique selon l’évolution de ses services, fournisseurs et obligations. La date ci-dessus indique la version actuelle. Les changements importants devraient être communiqués lorsqu’il y a lieu.